Opracowanie dokumentów elektronicznych w bibliotece


Wprowadzenie norm na opis bibliograficzny dokumentu elektronicznego

Od lat biblioteki gromadzą, opracowują i udostępniają dokumenty w postaci tradycyjnej – drukowanej, opierając się na wypracowanych przez lata standardach.
Pod koniec ubiegłego wieku pojawił się nowy typ dokumentu – dokument elektroniczny, czyli istniejący w postaci elektronicznej, dostępny za pomocą techniki komputerowej, lokalnie lub zdalnie. Na początku próbowano go traktować jak każdy inny dokument tradycyjny, ale okazało się, że wymaga on odrębnych norm, a nawet zmian w prawie (Ustawa z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych Dz. U. 1996 r. nr 152, poz. 722).
We wrześniu 2000 roku została zatwierdzona przez PKN norma PN-N-01152-13 Opis bibliograficzny. Dokumenty elektroniczne. Podstawę opracowania normy stanowiło zalecenie Międzynarodowej Federacji Bibliotekarskich Stowarzyszeń i Instytucji IFLA. W arkuszu normy podano zasady sporządzania opisu bibliograficznego dokumentów elektronicznych wspólnie dla wszystkich rodzajów dokumentów opublikowanych na nośnikach elektronicznych.

Merytoryczna podstawa opisu dokumentu elektronicznego

Podstawą do sporządzenia prawidłowego opisu jest odtworzony dokument elektroniczny.
Dane do opisu należy czerpać z następujących źródeł w podanej kolejności:
1) źródła wewnętrzne – ekran tytułowy, główne menu, przedstawienie programu, pierwsza wyświetlona informacja;
2) etykiet na stale naklejonych na nośnik fizyczny;
3) dokumentacji;
4) pojemników;
5) dokumentów towarzyszących;
6) publikowanych opisów dokumentów (np. bibliograficzne bazy danych, przeglądy);
7) innych źródeł.
Jeśli informacja w źródłach wewnętrznych różni się stopniem dokładności, należy wybrać to źródło, które dostarcza informacji najbardziej kompletnej. Podobnie należy postąpić w przypadku dalszych źródeł.
Opis katalogowy dokumentów elektronicznych w drugim stopniu szczegółowości zalecanym dla katalogów bibliotecznych i bibliografii specjalnych obejmuje następujące elementy w poszczególnych strefach:
* Strefa tytułu i oznaczenia odpowiedzialności
Tytuł właściwy (200)
Określenie typu dokumentu
Tytuł równoległy
Dodatek do tytułu
Pierwsze oznaczenie odpowiedzialności
Następne oznaczenie odpowiedzialności.

*Strefa wydania (205)
Oznaczenie wydania
Szczegółowe oznaczenie rodzaju i wielkości dokumentu (215)
Oznaczenie rodzaju dokumentu
Strefa numeracji (225) – dla dokumentów elektronicznych o charakterze wydawnictwa ciągłego
Numeracja
Strefa adresu wydawniczego (205)
Pierwsze miejsce wydania
Następne miejsce wydania
Nazwa wydawcy
Data wydania

*Strefa opisu fizycznego (215)
Określenie formy i liczby nośników fizycznych
Oznaczenie innych cech fizycznych
Wymiary
Oznaczenie dokumentu towarzyszącego

*Strefa serii (225)
Tytuł serii
ISSN serii lub podserii
Numeracja w obrębie serii lub podserii

*Strefa uwag (300)
Uwagi

*Strefa międzynarodowego znormalizowanego numeru (230)
Międzynarodowy znormalizowany numer ISSN

Podobieństwo i różnice w opisie dokumentu tradycyjnego a elektronicznego

W zasadzie przy opisywaniu dokumentów elektronicznych – podaje się podobne informacje jak przy opisie publikacji na nośnikach tradycyjnych, poszerzone o dodatkowe dane niezbędne do scharakteryzowania dokumentu elektronicznego.

Różnice w stosunku do opisu dokumentu tradycyjnego występują przede wszystkim w następujących strefach:
1. Strefa tytułu właściwego i oznaczenia odpowiedzialności (pole 200, 201) – bezpośrednio po tytule właściwym w nawiasie kwadratowym zalecane jest podawanie określenia typu dokumentu [Dokument elektroniczny]. Jest to szczególnie istotne przy utrzymywaniu wspólnej bazy danych dla wszystkich typów dokumentów.
2. Następnie szczegółowe oznaczenie rodzaju i wielkości dokumentu (pole 215) np.: Dane tekstowe (2 pliki: 1.6 MB)
3. Kolejne różnice występują w Strefie opisu fizycznego (pole 215) – podaje się liczbę i rodzaj nośników fizycznych, inne cechy – w tym informacje o kolorze i dźwięku, wymiary oraz sygnalizuje istnienie dokumentu towarzyszącego, np.: 1 dysk optyczny (CD-ROM): dźw., kolor; 12 cm+przewodnik:25 s.
4. Następnie Strefa uwag (pole 300). Pierwsza w tej strefie występuje uwaga dotycząca wymagań systemowych lub trybu dostępu w przypadku dokumentów dostępnych zdalnie. Jest elementem obowiązkowym opisu dokumentu elektronicznego. Poprzedza się ją wyrażeniem wprowadzającym – „Wymagania systemowe”.

Później podajemy źródło tytułu właściwego i oznaczenie wydania, jeżeli jest inne niż źródło tytułu – są to również uwagi obowiązkowe. Często się zdarza, że oznaczenie wydania jest ukryte głębiej w dokumencie – czasami w pomocy, czasami w informacji o programie, a czasami pojawia się przy wychodzeniu z dokumentu.
Następnie podajemy uwagi dotyczące strefy tytułu i oznaczenia odpowiedzialności. Jest to jeden z częściej stosowanych rodzajów uwag. W dokumentach elektronicznych występuje dużo odmiennych form tytułu. Często są to dokumenty w kilku wersjach językowych. Czasami z przyczyn czysto handlowych wydawca podaje inny tytuł na pojemniku lub etykiecie dysku a inny wewnątrz dokumentu, próbując w ten sposób sprzedać niepopularny towar dając mu nową szatę.
Daje się zauważyć natomiast pewna zależność – bardziej poukładane pod względem tytulatury są dokumenty wydawane przez wydawców publikujących również w formie drukowanej.
Uwagi dotyczące strefy opisu fizycznego – przede wszystkim zamieszczamy tu pełen opis dokumentu towarzyszącego, w przypadku gdy dane zawarte w strefie opisu fizycznego były zbyt skąpe. Opis ten poprzedzamy wyrażeniem wprowadzającym – Dokument towarzyszący.
Później dodajemy uwagi: - o możliwości wyboru wersji programu, dotyczące zawartości dokumentu elektronicznego; - innej postaci dokumentu (np.: Dostępne także drukiem).

Posługiwanie się przy katalogowaniu bibliografią dokumentów elektronicznych

Jedną z metod katalogowania, zresztą coraz bardziej popularną, jest przejmowanie gotowych opisów dokumentów. Źródłem dla dokumentów elektronicznych jest Bibliografia Dokumentów Elektronicznych. W postaci drukowanej ukazywała się w latach 2001-2008 w formie wkładek do 27 i 50 numeru Przewodnika Bibliograficznego. Podstawą szeregowania jest hasło główne lub tytuł właściwy. Zrąb główny uzupełniają 4 indeksy: indeks osobowy, tytułowy, wydawców, przedmiotowy + indeks instytucji sprawczych i indeks ISSN dla dokumentów elektronicznych o charakterze wydawnictwa ciągłego.

Do opisu bibliograficznego dokumentów elektronicznych dołączany jest również opis rzeczowy, na który składają się hasła przedmiotowe i symbole UKD. Hasła przedmiotowe są opracowywane na podstawie Słownika Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej. Na potrzeby opisu dokumentów elektronicznych został wprowadzony określnik formalny – dokument elektroniczny oraz dopuszczono stosowanie dwóch określników formalnych.

Dotychczas w Bibliografii zarejestrowano 3677 tytułów dokumentów elektronicznych w tym tytuły o charakterze wydawnictwa zwartego lub wydawnictwa ciągłego.
Kolejne źródła do przejmowania opisów dokumentów elektronicznych, to:
* Katalog komputerowy BN (Innopac);
* NUKAT.
Są to źródła, w których głównie znajdują się dokumenty elektroniczne wydane w Polsce, opisów dokumentów elektronicznych opublikowanych za granicą można poszukiwać w bazach bibliograficznych, katalogach komputerowych bibliotek narodowych lub katalogach centralnych.

W ostatnich latach w bibliotekach różnego typu powiększa się liczba utworów audiowizualnych pochodzących z wielu źródeł. Są to bardzo zróżnicowane pod względem treści, formy, techniki wydania dokumenty elektroniczne. Wśród nich jest wiele dokumentów życia społecznego, propozycje promujące lokalne samorządy, instytucje, firmy. Niektóre mają charakter profesjonalnie wydawanych utworów audiowizualnych. Biblioteki na ogół nabywają albo otrzymują za darmo w celach promocyjnych te dokumenty, które służą lokalnej społeczności.

Bibliografia

1. Opracowanie zbiorów [w:] Vademecum Bibliotekarza, red. L. Biliński, Wyd. Verlag Dashöfer, Kraków 2006-2010.
2. Pastuszak B., Katalogowanie dokumentów dźwiękowych i Filmowych. Poradnik metodyczny dla nauczycieli bibliotekarzy, Biała Podlaska, 2001.
3. Maj J., Elementarz MAK-a dla Bibliotekarzy, Wyd. SPB, Warszawa 1999.

Sylwia Gremplewska

Wyświetleń: 369