AWANS INFORMACJE Dla nauczyciela Dla ucznia LOGOWANIE


Katalog

Adam Marek Rusin
Zawodowe, Wymagania

Wymogi stawiane systemom komputerowym obsługującym rachunkowość

- n +

Wymogi stawiane systemom komputerowym obsługującym rachunkowość

Rozwój współczesnych technik gromadzenia i przetwarzania danych stwarza wiele udogodnień również w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej. Możliwość nanoszenia poprawek bez konieczności skreśleń, automatyczne podsumowanie zapisów danego okresu rozliczeniowego - to tylko niektóre z nich. Musimy jednak pamiętać, że prowadząc księgę w formie komputerowej jesteśmy poddani, tak jak każdy podatnik, rygorom obowiązujących regulacji prawnych i stosowany program komputerowy nie może w żaden sposób prowadzić do ich ominięcia.

Wymogi stawiane systemom obsługującym pełną księgowość określają niektóre artykuły ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. i ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz.U. Nr 113, poz. 1186)

Podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą komputera w książce przychodów i rozchodów zobowiązani są do realizacji warunków, jakie określa ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 116, poz. 1222)

Wymogi stawiane systemom z pełną księgowością:

Zgodnie z zapisem art. 10 w/w ustawy dokumentacja systemu komputerowego musi obejmować przede wszystkim wykaz zbiorów na nośniach komputerowych zawierających dane ksiąg rachunkowych, a także opis przetwarzania danych w tym:
- wykaz programów
- w przypadku nowych bądź zmienionych programów musi być załączone pisemne potwierdzenie dopuszczenia przez jednostkę wprowadzonych zmian
- określenie przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (algorytmy obliczeń, zasady ewidencji, sposoby kontroli i oferowane przez program wydruku danych) oraz sposoby wykorzystywania danych w trakcie przetwarzania,
- zasady ochrony danych,
- sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów,
- zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych.

Należy zadbać, aby w dokumentacji systemu znalazły się odniesienia do wszystkich wymienionych powyżej punktów. Dokumentacja może być sprawdzana przez rewidentów księgowych w czasie kontroli.

W rozdziale drugim w art. 13 omawiającym zawartość ksiąg rachunkowych, w odniesieniu do wydruków komputerowych stwierdza się, że na wydrukach komputerowych (tabulogramach) oznacza się i datę i miesiąc sporządzenia.

Wydruki komputerowe powinny składać się ponadto z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania.

Art. 14 omawiający dziennik operacji gospodarczych w odniesieniu do ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera nakazuje:
- niedostępność zbioru dla modyfikacji poza wprowadzeniem - w razie potrzeby - dowodów korekt księgowych,
- automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów,
- wydruk dziennika w postaci kolejno numerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca; za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera.

Artykuły 15 i 16 dotyczące zapisów w księdze głównej i w księgach pomocniczych nakazują programowi drukowanie lub przeniesienie ich na inny trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego. Podobne jest brzmienie art. 18 dotyczącego zestawienia obrotów i sald należy je wydrukować na papierze albo przenieść na inny trwały nośnik danych.

Zapisy w księgach rachunkowych miesiąca określa Art. 20. W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera: zapisy w nich mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.

Art. 23 omawia treści zapisu w księgach rachunkowych. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. W tym przypadku zapis w księgach rachunkowych musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność.

Rzetelność, bezbłędność ksiąg rachunkowych opisywaną w art. 24 zapewniają w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera odpowiednie wydruki, kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry ich przetwarzania. Musi zostać zapewniony dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

W razie ujawnienia błędów zgodnie z art. 25. ustawy dozwolone są tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi

W rozdziale 8 ustawy omawiane jest bezpieczeństwo ksiąg rachunkowych prowadzonych przy pomocy komputera. Ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych.

Wymogi stawiane systemom obsługującym książkę przychodów i rozchodów:

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów za pomocą technik informatycznych jest związane z kilkoma dodatkowymi warunkami, które stawia ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 116, poz. 1222). Są one następujące:
- podatnik powinien mieć do dyspozycji szczegółową pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
- stosowany program komputerowy powinien zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym zgodnie ze wzorem księgi,
- dane zapisane na magnetycznych nośnikach informacji należy przechowywać do czasu wydruku zawartych na nich danych w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

W praktyce oznacza to, że dokonując zakupu programu, musimy żądać od sprzedawcy szczegółowej instrukcji jego obsługi. W zestawie komputerowym, którego używamy, powinna się znajdować drukarka w celu szybkiego wydruku danych. Wydruk powinien być zgodny ze wzorem księgi, czyli zawierać tożsamy podział i nomenklaturę, przy czym zdarzenia gospodarcze ewidencjonujemy chronologicznie. Rozporządzenie wymaga, aby zapisane dane przechowywać na nośnikach magnetycznych do czasu ich wydruku.

Aby dane te przechowywać w sposób trwały, warto sporządzić kopie. Ryzyko utraty danych zawartych w komputerze cały czas jest duże i należy brać pod uwagę nie tylko możliwość mechanicznego uszkodzenia nośnika (np. zalanie płynem dyskietki), ale również zawirusowania danych. Ryzyko drugiej możliwości jest szczególnie wyraźne u podatników, którzy komputer używany do prowadzenia księgi mają podłączony do Internetu.

Warto się także zabezpieczyć przed utratą danych, sporządzając obok wydruków kopie danych zwłaszcza, że stosownie do art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym księgi były prowadzone.

 

Opracowanie: Adam Marek Rusin

Zgłoś błąd    Wyświetleń: 4314


Uwaga! Wszystkie materiały opublikowane na stronach Profesor.pl są chronione prawem autorskim, publikowanie bez pisemnej zgody firmy Edgard zabronione.


BAROMETR


1 2 3 4 5 6  
Średnia ocena: 6



Ilość głosów: 1

Serwis internetowy, z którego korzystasz, używa plików cookies. Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, poprawy jakości świadczonych usług w tym dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do Twoich indywidualnych potrzeb). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do Internetu oraz w Polityce prywatności plików cookies.
Dowiedz się więcej.